Excel中按年月汇总数据的方法

发布时间:2021-08-31 Excel技巧

  如下图所示的数据,要求按年月汇总入职人数。对于这样的汇总要求,在实际工作中还是很常见的。

  

Excel中按年月汇总数据的方法

 

  一般大家都习惯用公式解决问题,但是作为本题来说,一是数据量比较多,有近1800条数据。

  二是题目要求能够按不同的年月汇总。如果使用公式,需要先提取不重复的年份,然后再建立数据有效性,最后再使用SUMIFS函数或是SUMproduct函数来完成,不仅运算量大,而且步骤比较多。

  如果使用数据透视表来完成的话,会相对便捷一些,接下来咱们就学习一下具体的操作方法。

  一、建立数据透视表

  单击数据区域任意单元格,依次单击【插入】,【数据透视表】。

  在弹出的【创建数据透视表】对话框中保留默认设置,单击【确定】,Excel会自动创建一个名为Sheet1的工作表放置新建的数据透视表。

  

Excel中按年月汇总数据的方法

 

  二、设置数据透视表字段

  在【数据透视表字段列表】中,将入职日期字段分别拖动到行标签区域和数值区域。

  

Excel中按年月汇总数据的方法

 

  右键单击数据透视表行字段,在下拉列表中单击【创建组】。

  在【分组】对话框的步长文本框中,依次单击月,年,单击【确定】。

  

Excel中按年月汇总数据的方法

 

  在【数据透视表字段列表】中,将行标签区域的年拖动到报表筛选区域。

  关闭【数据透视表字段列表】。

  

Excel中按年月汇总数据的方法

 

  修改字段标题,如下图所示。

  

Excel中按年月汇总数据的方法

 

  三、调整数据透视表设置

  这时候的数据透视表虽然已经接近我们需要的样式了,但是如果筛选年份,会发现没有数据的月份未显示出来,还需要我们进一步的设置。

  

Excel中按年月汇总数据的方法

 

  右键单击行字段,在下拉列表中选择【字段设置】

  在弹出的【字段设置】对话框中,单击【布局和打印】选项卡,勾选显示无数据的项目,单击【确定】。

  

Excel中按年月汇总数据的方法

 

  右键单击数据透视表任意单元格,在下拉列表中单击【数据透视表选项】,在【数据透视表选项】对话框中,单击【布局和格式】选项卡,在对于空单元格显示后的文本框中输入0,单击【确定】。

  

Excel中按年月汇总数据的方法

 

  至此,一个可以按照年份和月份进行筛选的数据透视表就完成了。

  我们可以非常方便的在筛选字段中选择不同的年份,也可以在行标签中筛选不同的月份查看不同阶段的入职人数。

  

 

Excel中按年月汇总数据的方法