如何用Excel制作目录

发布时间:2021-08-31 Excel技巧

  你是否知道excel还能制作目录呢?一个公式也不用就可以轻轻松松制作出来,这篇文章将为你详细讲解三种超实用的方法,让我们快快学起来轻松提高工作效率吧!

  一、用excel自带的检查功能制作目录

  检查功能是啥?

  是不是在此之前从来没听说过。其实在检查功能中,有两个地方可以用来制作目录,一是检查兼容性,二是检查辅助功能。我们分别来说说它们都是如何制作目录的。首先是 检查兼容性,它的主要作用就是检查出当前工作表中所使用的功能是否有2003版本的excel无法支持的功能。

  是不是还不太明白?没关系,看完操作,就懂了!

  操作步骤:

  ① 输入公式

  按照上篇文章中提到的批量录入的方法,在每个工作表的一处空白单元格中,输入公式=xfd1。

  ② 自动生成超链接列表

  点击文件-信息,在检查工作簿的左侧,检查问题的下拉选项中,点击检查兼容性。

  

如何用Excel制作目录

 

  图1

  在弹出的兼容性检查器窗口中,点击复制到新表,生成兼容性报表。

  

如何用Excel制作目录

 

  图2

  此时,大家可以发现,在刚刚生成的兼容性报表中,E列已经自动生成了带链接的工作表名称。

  

如何用Excel制作目录

 

  图3

  原理:=xfd1表示等于excel中第16384列单元格的数据,由于03版本的excel仅支持256列*65536行的工作表格式,因此无法兼容该公式。使用检查功能就可以列出03版本的excel不能兼容的数据所在的工作表名。

  ③ 制作目录表

  将E列中生成的工作表链接复制到名为目录的工作表中,使用替换快捷键CTRL+H,把!A2替换为空。

  

如何用Excel制作目录

 

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  最后再制作一个返回目录表的链接。

  ④ 制作返回目录表的链接

  删除兼容性报表,并按照之前批量录入数据的方法,选中除目录外的工作表,在其空白单元格中,输入公式:=HYPERLINK(#目录!A1,返回目录),完成操作!

  

如何用Excel制作目录

 

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  优点:方便快速添加,不需要记忆公式。

  缺点:

  ① 只适用于2003版本以上,并且目录不能随着工作表的变动而自动更新。

  ② 如果要实现双向跳转的目录,会占用多余页面的空间。

  下面我们再来说说检查辅助功能,它的主要作用是检查出工作表中可能会为残疾人士带来困扰的数据,并提出解决建议。是不是同样一头雾水?没关系,一起来操作一下吧!

  操作步骤:

  使用批量录入数据的方法,在每个工作表的一处空白单元格中,输入任字符,字体颜色设置为白色,这里输入字符囡。然后再点击文件-信息,在检查工作簿的左侧,检查问题的下拉选项中,点击检查辅助功能,目录就制作完成了。

  

如何用Excel制作目录

 

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  原理:我们这里把字体颜色设置为白色,使字体颜色与背景色相近。对于视力不太好的人来说,阅读与背景对比度较低的文本通常会觉得比较吃力。所以辅助功能检查器就认为这是会给残疾人带来困扰的数据,于是将它们都查找了出来。

  优点:

  ① 方便快速添加,不需要记忆公式。

  ② 可以实现双向跳转。

  缺点:① 会改变原本工作表中的数据。

  ② 目录不能随着工作表的变动而自动更新。

  二、监视窗口

  嗯?监视窗口又是什么鬼?是不是发现自己漏掉了好多excel功能?顾名思义,监视窗口主要是用来监视工作表中的单元格及其公式。听起来似乎和目录没什么关系,别着急,下面我们就一起来看看如何使用监视窗口制作目录。

  操作步骤:

  ① 在公式选项卡下,点击监视窗口。在监视窗口中点击添加监视,依次加入各个工作表。

  

如何用Excel制作目录

 

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  ② 添加完成后,双击监视窗口中的工作表名称,即可实现快速跳转。

  

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  此外,监视窗口还可以像其他工具栏一样进行移动或停靠,可以将监视窗口置于工作表的上下左右侧。

  

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  优点:① 方便快速添加,不需要记忆公式

  ② 可以实现双向跳转,放置目录的位置比较灵活

  缺点:目录不能随着工作表的变动而自动更新。

  三、VBA生成目录

  在上一篇教程中,给大家留下了一个问题:如何既能在不占用多余页面空间的基础上,实现双向跳转,又能让目录实现自动更新呢?答案就是VBA。

  单击目录中的工作表名称,即可跳转到相应的工作表中,双击其他的工作表单元格,即可返回目录页面。

  

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  如果工作簿中的工作表发生变动,被删除,或者增加,目录也可以实现自动更新,只需要在删除或者增加工作表后,重新运行VBA中的第一段代码即可。

  比如,我们增加一个工作表,再删除炫富三件套工作表。接着在EXCEL对象里面的Sheet1(目录)中,点击第一段代码,并点击运行按钮。再返回工作表中,就会发现,目录已经自动更新了。

  

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  最后,将工作簿选择保存为excel启用宏的工作簿.xsml,即完成操作。