批量制作带照片的员工胸卡,一旦学会,效率提高

发布时间:2021-05-08 Word技巧

作为一名办公人员,如何快速利用Word批量制作员工胸卡(通行证)是我们需要掌握的一个技能活儿。

当然,现在制作员工胸卡(通行证)的软件也很多,如PS、CDR等等软件,但如果你不会这些软件,或是电脑未安装这类软件时,怎么办?小编告诉你,用Word同样可以快速制作。

本文就怎样利用 Word邮件合并功能批量创建员工胸卡,给大家分享这个好玩儿实用的技巧。

最终效果如下所示:

 

一、准备素材

(1)准备好员工照片,并处理成相同大小,并以员工姓名命名照片,然后将这些文件放于一个文件夹中。

 

(2)将胸卡所需要的员工信息录入到Excel中,表格中包括员工的姓名、工号和用员工姓名命名的带格式后缀的照片名。

 

(3)Word中制作好员工胸卡样式表,如图所示。

 

敲黑板,重点来了,具体操作如下:

二、制作过程

(1)在员工胸卡Word文档中,点击 【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】,选择员工信息表,导入信息。

(2)依次在姓名、员工工号、所属部门单元格中插入合并域。

 

(3)将鼠标光标定位于需要插入照片的单元格中,点击【插入】-【文本】-【文档部件】-【域】,打开“域”框,选择“IncludePicture”选项,在“文件名”文本框中随意输入一个名称,如这里输入“123",单击“确定”按钮。

(4)此时,按Alt+F9组合键,切换到域代码。然后选择“123”文件名称,点击【邮件】-【插入合并域】按钮,插入“照片”域。鼠标光标位置不变,继续输入照片素材的扩展名".jpg"。

(5)再按Alt+F9组合键切换到图片状态下,并保存当前文档(注:这里文档需要保存在员工照片素材同一文档中)。

 

(6)全选内容,按【F9】键刷新域代码,即可看到照片。

 

(7)然后点击【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】,在打开的对话框中选中“全选”单选按钮,单击“确定”按钮。

(8)此时,将打开一个新的Word文档窗口。你会发现,所有照片都相同。按【Ctrl+A】全选,再按【F9】刷新域代码,照片即更新啦!

 

OK,带照片的员工胸卡就制作完成了,效果如图所示。

 

提示:更新后,如果发现左侧表格行高不一致,可选择左侧的单元格,点击【布局】-【分布行】按钮,使行高平均分布。